Ensemble des mécanismes organisationnels qui ont pour effet de délimiter les pouvoirs et d’influencer les décisions des dirigeants, autrement dit qui gouvernent leur conduite et définissent leur espace discrétionnaire.
Les orientations de la gouvernance
Sur cette voie de l’amélioration de la gouvernance fédérale, la voie de l’action, cinq principes organisateurs se dégagent de notre réflexion. Ces principes organisateurs d’une gouvernance fédérale renouvelée et évolutive ne peuvent, bien entendu, être appliqués mécaniquement, ils nécessitent des adaptations. L’essentiel de leur contenu peut néanmoins se caractériser simplement.
- Le principe de la primauté stratégique est le préalable à tous les autres. Il s’agit d’opter pour une démarche stratégique volontariste qui permette une définition adéquate des missions. Trois options sont possibles, la focalisation sur le « core business » (la compétition de haut niveau), le choix de la diversification ou encore le rayonnement multidimensionnel.
- Le principe de la simplification fonctionnelle. La capacité à prendre en charge les missions fondamentales est la condition d’une organisation ad hoc. L’organigramme plus plat proposé rapproche la structure centrale rassemblée au siège de la fédération du « sens des missions ». Elle en accroît la fonctionnalité pour autant que les rôles de ses différents éléments aient été clairement définis comme nous le proposons.
- Le principe de spécificité de la gestion des ressources humaines que constituent les dirigeants élus et les collaborateurs salariés des fédérations s’avère essentiel afin de mieux prendre en compte les compétences (recrutement des collaborateurs salariés sur base de l’adéquation des compétences par rapport aux fonctions – candidature des dirigeants à élire sur base de valeurs et de compétences) et la motivation (incitants). Nous y voyons une modalité fondamentale d’accompagnement du changement.
- Le principe d’externalisation et de mutualisation de services. Un ensemble de services propre à soutenir l’engagement de la fédération dans une mutation configurationnelle nécessaire est indispensable. Il s’agit par exemple d’offre de formations, de conseils en stratégie (profils et fonctions, distribution et exercice du pouvoir, etc.). Les limites – taille, moyens financiers et logistiques, autres contraintes – qui s’imposent à la professionnalisation de la fédération pourraient ainsi être compensées par l’offre de services externalisés et mutualisés.
- Le principe de veille à l’environnement pertinent est le dernier de ces principes organisateurs. La mise en place de ces systèmes d’information – notamment par l’offre de services mutualisés mentionnée plus haut –, le développement de structures d’audit interne et externe permettra un management de la qualité qui se traduirait sous forme d’une labellisation et de conventions d’objectifs avec les acteurs dominants externes et internes.
Les principes de bonne gouvernance
À ces principes généraux s’ajoutent des suites de principes de bonne gouvernance pour produire des indicateurs mesurables basés sur les aspects suivants :
- Transparence organisationnelle
- Transparence administrative
- Transparence financière
- Représentation des acteurs majeurs : Implication majeure des organes déconcentrés
- Structure collégiale de concertation appelé Conseil des Ligues nécessaire à la co construction d’une dynamique commune respectueuse des politiques de chacun des acteurs de la FFE (Ligues) : Présidé par un Président du Conseil des Ligues (choisi par les Présidents de Ligue), la Fédération répondant aux interrogations des Ligues. Le Conseil des Ligues donnerait son avis sur les futurs projets fédéraux, périodicité de rencontres deux fois par an.
- Structure collégiale de concertation appelée Conseil des territoires (CDJE et Ligues) découpé en trois secteurs géographiques pour faciliter les échanges.
- Processus démocratique avec l’accès aux décisions
- Possibilité d’assister au Comité Directeur
- Commission juridique indépendante du Bureau Directeur, ce dernier n’ayant plus le pouvoir de décision sur le lancement d’une instruction, pouvoir transmis à une chambre de l’instruction, instance interne à la Commission de discipline.
- Mise en place d’un bureau appel d’offres avec notion du mieux-disant
- Mécanismes de contrôle
- Commission Économique et de Contrôle de Gestion indépendante du Comité Directeur auquel rend compte le Trésorier de la FFE ;
- Commission de Surveillance des opérations électorales indépendante du Comité Directeur depuis l’appel à candidature jusqu’à promulgation des résultats.
- Bureau Fédéral : Rôle d’orientation de la politique du quotidien, de leadership et de contrôle des activités du Management Opérationnel que constituent le Directeur Général et la Direction des services de la FFE.
- Comité Directeur : Rôle central d’orientation de la politique en cohérence avec les orientations données par l’Assemblée Générale, de leadership et de contrôle du Bureau Fédéral
- Intégrité sportive
Commission d’éthique, de déontologie et citoyenneté indépendante du Comité Directeur - Solidarité – Service aux clubs
- Boîte à outils pour les Clubs
- Mise à disposition d’un juriste en droit du sport
- Bureau d’aide à la demande de subvention ANS
Direction des finances
Directeur : Trésorier de la FFE
Directeur Adjoint : Trésorier Adjoint
Salarié(e) FFE au siège
- Établit le règlement financier validé par l’Assemblée Générale et assure son application :
- Valide avec le Président de la fédération les dépenses et effectue les paiements ;
- Assure la comptabilité, les actes de gestions, l’aspect financier de toutes dépenses ou contrat et le suivi de gestion. Présente les tableaux de bord à chaque Comité Directeur ;
- Reçoit les projets de Budget des autres Directions et établi le budget prévisionnel de l’année suivante ;
- Répond aux sollicitations de la Commission Économique et de Contrôle Gestion selon le règlement et les attributions de celle-ci ;
- Répond aux sollicitations de la Commission Éthique, Déontologique et citoyenneté à toute question d’ordre financier ;
- Supervise le Cabinet d’expert-Comptable ;
- Répond aux sollicitations du Commissaire aux comptes et du ministère des sports pour le domaine financier ;
- Supervise le bureau Appel d’offres ;
- Supervise le bureau Gestion du siège fédéral ;
- Supervise le bureau Dossiers ANS ;
- Supervise le bureau analyse et négociation des compétitions fédérales
Direction Technique et du Développement
Directeur : Membre du bureau de la FFE
Directeur Adjoint : Directeur Technique Fédéral
Dirige la Direction Technique et du Développement de la FFE
- Supervise la Commission d’Organisation des Compétitions ;
- Oriente et conseille l’Institut National de Formation – INF ;
- Supervise les commissions de travail (scolaires – joueuses – jeunes, etc)
- Supervise la Direction Nationale du développement
- Supervise la Commission développement de la performance des jeunes joueuses et des joueurs et coordonne d’une manière général les plans du secteur joueuses et joueurs tout au long de la vie
- Sélectionne les jeunes joueuses et joueurs du centre national de développement
- Supervise la Commission scolaire
- Supervise la Commission du Haut niveau et des équipes de France adultes
- Propose le type de préparation
- Propose au Comité Directeur le nom du Capitaine et du staff techniques des équipes de France adultes.
- Supervise la Commission des vétérans ;
- Propose le type de préparation
- Propose au Comité Directeur le nom du Capitaine et du staff techniques des équipes de France.
- Supervise la Commission du Handicap
Direction marketing – Partenaires
Directeur : Membre du Comité Directeur
Salarié(e) FFE au siège
- Gestion du marketing des équipes de France et produits dérivés ;
- Gestion du Club partenaires ;
- Gestion des partenariats avec chessboxing et autres fédérations pour évènements associés ;
- Gestion du développement des échecs et des compétitions en entreprise ;
- Représentation de la Fédération sur différents forums où elle souhaite être présente
Direction des systèmes d’information et des outils de formation à distance
- Gestion et évolution du site de la FFE ;
- Gestion des systèmes de communication et des évolutions numériques ;
- Gestion et évolution du logiciel Papi ;
- Gestion des ELO, des homologations et des titres FIDE ;
- Gestion des outils de formation et d’information à distance ;
- Gestion de l’historique de la FFE
Direction de l’Arbitrage et du développement de l’arbitrage
Directeur : Directeur National de l’Arbitrage
- Assurer la veille réglementaire du règlement du jeu d’échecs, les traductions et leur diffusion ;
- Assurer le développement de l’arbitrage par des actions de promotion, de formation de l’arbitrage ;
- Établir les sujets d’examen, définir les dates d’examen et assurer les corrections ;
- Proposer au Comité Directeur la nomination des superviseurs et des formateurs ;
- Réaliser la mise à niveau périodique des superviseurs et des formateurs de la DNA ;
- Assurer la gestion des titres et des tournois ;
- Proposer au Bureau Fédéral le nom de l’Arbitre en Chef de toutes les compétitions fédérales ;
- Animer le Conseil des DRA ;
- Contrôler l’application de la Charte des Arbitres et transmettre à la Commission de Discipline tout dossier pouvant faire l’objet d’une sanction ;
- Répondre à toute sollicitation de la Commission de Discipline dans le domaine de l’arbitrage.
Direction des Services et de l’organisation d’évènements
Directeur : Secrétaire Général de la FFE
Directeur Adjoint : Secrétaire Adjoint
Salarié(e) FFE au siège
- Établir les Relations avec la Presse, les communications et informations internes et externes
- Gestion des systèmes de communication Facebook, twitter, etc. ;
- Gestion organisationnelle des évènementiels ;
- Assure la gestion de la logistique des manifestations FFE, des équipes de France et des déplacements des salariés, des élus du CD de la FFE et des membres des Commissions.
- Gestion administrative du service aux clubs et archive les documents fédéraux
- Coordonne les relations non financières avec les clubs, les CDJE, les Ligues et les fournisseurs et prestataires de services ;
- Assure l’organisation des Assemblée Générale et coordonne la diffusion des documents administratifs ;
- Supervise le bureau Statuts, règlement intérieur, règlement financier et charte éthique et déontologique ;
- Assure le lien avec la Commission de Surveillance des Opérations électorales ;
- Assure le lien avec la Commission d’éthique, déontologique et citoyenne ;
- Assure le lien avec la Commission de discipline ;
- Assure le lien avec la Commission d’appel ;
- Supervise la Commission réclamations et litiges sportifs.
Direction médicale
Directeur : Médecin Fédéral
Veiller à la mise en œuvre des dispositions législatives et réglementaires imposée par le ministère chargé des Sports, relatives à la protection de la santé des sportifs ainsi qu’à la prévention et la lutte contre le dopage, notamment :
- En permettant la surveillance sanitaire des licenciés,
- En définissant les modalités de délivrance du certificat d’absence de contre-indication à la pratique des échecs ainsi que du questionnaire de santé permettant le renouvellement de la licence ;
- Donner un avis sur tous les problèmes médicaux soulevés au sein de la fédération ;
- Définir les procédés et les tests médicaux les plus à même de juger des possibilités physiques d’un athlète ;
- Promouvoir toute action dans le domaine de la prévention ou de la formation dans le secteur médical ;
- Organiser des réunions de coordination et d’information avec les techniciens sportifs, notamment ceux des équipes de France ;
- Présider la Commission médicale fédérale.
Direction Juridique
Directeur juridique : salarié à temps plein spécialiste en droit du sport
Salarié(e) FFE au siège
- Assure la veille réglementaire sur l’évolution des lois dans tous les domaines du sport
- Valide l’évolution des statuts, du règlement intérieur et de règlements fédéraux de toute nature en conformité de l’évolution des lois.
- Valide la conformité des statuts et règlement intérieur des Ligues par rapport aux règlements et statuts fédéraux.
- Donne un avis juridique sur tout document FFE qui lui est soumis, notamment :
- Contrats d’achats, de ventes et de prestations ;
- Contrat d’attribution des lieux des championnats de France et finales nationales.
- Contrat de travail des salariés et fiches de poste
- Contrats des joueurs mis à disposition des équipes de France adulte ;
- Supervise par audit du contrôle du respect des procédures et du contradictoire par les commission juridique, réclamation et litiges sportifs et d’appel.
- Assure un service juridique gratuit aux clubs, aux CDJE et aux Ligues
- Assure la programmation et le suivi des visites médicales du travail des salariés ;
- Représente la FFE au CNOSF en appuis du Directeur Technique Fédéral
